EXOffice

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「EXOffice」と「EXOfficeライト」

新常態オフィスを支える新たな道具

『EXOffice(エクスオフィス)』は、従業員の位置情報や環境情報を常時収集して、新常態オフィスに不可欠な多数のサービスを提供するソリューション。オフィスにIoTインフラ「EXBeaconプラットフォーム」を導入します。

一方、EXOffice Light は、支給スマートフォンをご利用の会社様向けに用意したEXOfficeの簡易版。3つのサービスを提供します。オフィスのIoTインフラはお客様がお持ちのスマートフォン用ネットワーク等を活用します。

テレワークが定着してオフィスが分散、働き方が大きく変容する中で、いかにオフィスワーカーが充実した時間を過ごせるか?、管理者が分散した人と仕事を掌握できるのか? 『EXOffice』はこの大きな課題に「デジタルツインを実現する道具」として応えていきます。

『EXOffice(エクスオフィス)』は、従業員の位置情報や環境情報を常時収集して、新常態オフィスに不可欠な14のサービスを提供するソリューション。オフィスにIoTインフラ「EXBeaconプラットフォーム」を導入します。

一方、EXOffice Light は、スマートフォンご使用の会社様向けに用意したEXOfficeの簡易版。4つのサービスを提供します。オフィスのIoTインフラはお客様がお持ちのスマートフォン用ネットワーク等を活用します。

テレワークが定着してオフィスが分散、働き方が大きく変容する中で、いかにオフィスワーカーが充実した時間を過ごせるか?、管理者が分散した人と仕事を掌握できるのか? 『EXOffice』はこの大きな課題に「デジタルツインを実現する道具」として応えていきます。

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新常態オフィスに完全対応
オフィスサービスの決定版

EXOfficeは、新常態オフィスに不可欠なサービス。コロナ禍でテレワークが定着し、オフィスは目的をもっていく場所になるなど、働き方も、オフィスのあり方も変容しています。EXOfficeは、IoTインフラを導入することで、オフィスのデジタルツインを実現。人の位置情報や執務環境情報など常時収集し、多くのオフィスサービスを提供します。

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3つのサービスをパッケージ
スマホを利用したコスト抑制モデル

EXOffice lightは、よく使われる3つのオフィスサービスをパッケージ。
新常態オフィスに必要な「在席管理」と「テレワーク支援」に加え、収集データを分析するサービス「オフィス診断」として、「自動日報作成」や感染対策になる「交流追跡分析」「オフィス密度表示」を提供します。なお、「ホテリング」は、オプションサービスとして提供できます。

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参考:オフィス分散+ABW という新常態

コロナ禍で、働き方は短時間で大きく変わりました。
しかし、働き方を巡る変化は、少し前から始まっていました。働く時間と働く場所を自由に選ぶABW(Activity Based Working)と呼ばれる考え方です。
オフィスだけでなく仕事場が、自宅やシェアオフィスなどへ分散する中で、人々がより積極的に自らの人生をデザインするために、場所と時間を自由自在に選択する新たな考え方です。企業もこの潮流に抗うことは難しいのではないでしょうか。
しかし、このように超分散社会では、分散したことで複雑さが増し、様々な弊害が生じているのも確かです。
『EXOffice』は、デジタルツインの実現を通じて分散の弊害を解消する道具です。EXOfficeとともに思い切りABWを進めていきましょう。

1.新常態オフィスを支える基本サービス

<在席管理/備品管理>

フロアマップに人やモノを表示

従業員の所在をフロアマップ上に表示します。特定人物の検索も容易です。所在アイコンをクリックすると、その人の属性(氏名、写真、社員No.、電話番号)をポップアップ画面で表示します。所在アイコンは、様々な形状や色に指定できます。

フリーアドレスでの人探し問題を解消

在席管理には、「固定席用」と「フリーアドレス用」のサービスがあります。特に、フリーアドレスを採用した場合、人探し問題が常態化しますが、それを解消するため在席管理は必須。固定席でも、所在確認や会議参加の有無などを確認してから電話やチャットができるなど業務効率が飛躍的に高まります。

<会議室管理>

利用実態を見える化

会議室ごとの利用状況を表示します。 利用しているかいないかだけでなく、Outlook等から会議室予約情報を取り込み、予約情報とかけあわせることで、「予約しているのに利用していない」「予約していないのに利用している」といったイレギュラーな利用実態を明らかにします。また、会議室アイコンをタップすると、詳しい利用状況を表示します。

予約稼働率などのデータ分析

さらに、収集した利用実績データをもとに、①予約率、②稼働率、③予約稼働率、④予約外利用率、⑤空予約回数、といった分析を行い、グラフで表示します。これらをもとに、使われている会議室は?、利用実態の悪い部署はどこ?、などを明らかにして、会議室レイアウト変更の参考にすることがてきます。

<ホテリングサービス>

ホテリングとは

「ホテリング」とは、ワークステーション(オフィス)を、使いたい時に予約して利用するシステムのこと。オフィスで行う仕事や打ち合わせの内容にあわせて、座席を事前に予約する仕組みです。
オフィス内でソーシャルディスタンスを確保したり、オフィススペースを削減する効果があり、オフィス利用のニューノーマルとして注目されています。

予約だけでなく利用実態も把握

本サービスは、座席の予約機能だけの従来型ホテリングと異なり、予約席の使用開始や、誰が使っているかなど利用実態を自動で収集します。Beacon方式のように利用者が着席するだけで自動でチェックインするものや、手動でチェックインするORコード方式など、様々な方式があり、お客様のご要望にあわせて方式を選択します。
予約システムは、新幹線のネット座席予約と同様、専用アプリに表示されたフロアマップ上で簡単に座席を選び、予約することができます。

サービス方式

専用アプリ

詳しくは、こちらをご覧ください。↓

2.在宅・シェアオフィスも可視化

テレワーク支援サービス

自宅や、シェアオフィス、営業回りなど場所を変えて仕事をする際に、スマートフォンを使って始業確認(チェックイン)、終業確認(チェックアウト)を行い、勤怠管理を徹底します。

オフィスの在席管理データ、始業・終業確認データ、さらに入退管理データなどをもとに、従業員それぞれの業務日報を自動で作成します。

図6

テレワーク支援サービス EXHome(エクスホーム)

在宅勤務の状況をより詳しく、データ収集するのが「EXHome」です。自宅に管理IoTインフラを導入し、プレゼンス情報、自室環境情報、健康情報など様々な情報を自動収集します。

専用ページをご参照ください。

3.オフィス診断

3つのデータ分析

EXOfficeは、オフィスにIoTインフラを導入することで、オフィスの「デジタルツイン」を実現します。「オフィス診断」は、IoTインフラが収集する膨大なオフィス関連情報を分析することで、日常的な働き方や、オフィス空間利用のあり方などを見える化するとともに、問題点の発見などを支援するEXOfficeサービスです。

分析は大きくわけて「空間稼働分析」「交流分析」「業務アクティビティ分析」の三種類です。それぞれ特徴ある分析であり、組織別、場所別、期間などを組み合わせて、目的に合わせた分析結果を表示することができます。加えて、従業員個人が自分のデータを横断的に参考にする「マイページ」を用意しています。

<空間稼働分析>

収集する膨大なオフィスデータをもとに、会議室稼働率、組織別稼働率、フロア密度などの分析を行います。こうした解析結果をダッシュボード上で週単位で提供します。

また、満足度調査等をあわせてオフィス投資プライオリティの判断も行います。

<交流分析>

従業員の位置情報をもとに、誰と誰が近接していたかコミュニケーションデーを生成、接近者情報や組織別出社率などを明らかにします。また、コミュニケーションデータに基いて組織ネットワーク分析(グラフ分析)を行い、オフィスレイアウトや組織配置などに活かします。この場合はカード型BLEタグ等を活用してより詳細なデータを収集します。

<業務アクティビティ分析>

取り溜めた位置情報やセンサ情報をもとに「業務アクティビティ」を明らかにします。実施した作業そのものに注目し業務アクティビティを解析。そのため、場所と作業との紐づけが重要になります。

最新のオフィスでは、集中スペースやコーワークスペース、打合せも少人数から従前の会議室まで、様々な場所が用意されています。それぞれの場所は作業と紐付いており、従業員の場所を把握することで、それぞれの作業日報を作成することができます。

<マイページ>

利用者である従業員個人が、自分のデータを横断的に参考にするのが「マイページ」です。

業務日報(場所/プレゼンス情報)や、勤務時間、健康情報、交流度などのデータが参照できます。

詳しくは、こちらをご覧ください。↓

4.拡張機能が凄い

<健康モニタリング>

全作業員の健康状態をモニターリング

「大人数」の健康情報を「常時」「自動で」収集し、熱中症の予防や、異常者の検知に役立てるサービスです。

従業員にウェアラブル端末(EXVital)を装着してもらい、オフィスに導入したIoTインフラ「EXBeaconプラットフォーム」が、多くの従業員の端末から健康情報を常時収集し、クラウドに集積、ダッシュボードでそれぞれの健康情報、さらに位置情報を見える化します。

一般的にウエアラブル端末では、大人数を同時に情報収集することはできません。しかし、「EXVital」は、ペアリング接続不要なアドバタイズ方式を採用し、大人数・同時・常時・自動情報収集を可能にしました。

詳しくは、こちらをご覧ください。↓

<トイレ満空/食堂混雑度表示>

利用時のストレスを軽減

マグネットセンサや人感センサ等を活用トイレの利用状況(空満)を、空き数/トイレ部屋数をフロアー毎に表示。人感センサを利用して食堂の利用状況(混雑度)を表示します。混雑度(%)は、現利用者数/席数、30分利用総数をテーブル毎に表示。

<室内環境管理/来客アクセス管理>

進入禁止ゾーンに入るとアラートがあがる

進入禁止ゾーンを設定し、ゲストカードを持った来訪者が侵入するとフロアマップ上でアイコンが点滅表示すると同時に、指定の管理者に侵入情報(検知開始時間、カードNo.、ゾーン名)をメールを送信します。侵入禁止ゾーンも、簡単に指定することができます。

<管理が容易なCMS画面>

CMS画面も充実。従業員の追加登録・削除、マップの差し替え、アイコンの追加変更、BLEタグや端末の状態監視が簡単にできます。

『EXOffice』を使ってみた!

5.IoTが創るスマートビルディング

オフィスビルの中で、テナント部分は『EXOffice』でサービスを提供しますが、ビル管理(共用)部分は入退室管理/鍵連動認証管理をサービスを提供します。
ビル全館にIoTインフラ「EXBeaconプラットフォーム」を導入し、ビル丸ごとデジタルツインを実現します。
従来型のビル管理サービスに比べ高品質・低価格の「セキュリティ管理サービス」を提供するとともに、ビル内の環境センシングと連動した「環境連動空調・照明制御サービス」を提供します。

セキュリティ管理(入退室管理/電子錠開閉)

  •  従業員が持つBLEタグの電波をドア出入口のEXBeaconが受信し、タッチレスで認証してドアを開錠する。(より高精度にするためPIRセンサと組み合わせるケースもある。)
  • 最終フロア退出およびビル最終退館時は、カードリーダーでの操作をすることなく、すべてのカード型タグを検知しなくなってから30分後に自動的に機械警備を開始する。
  • ビル入館は、セキュリティー強化するため、社員が持つカード型BLEタグとテンキーでの2ファクター認証で行う。

環境連動照明・空調制御

  • 大手空調サービス会社(次世代空調システムにおけるBLE無線型サブシステム)、ゼネコン、及び大手設計事務所(人感センサとEXBeaconプラットフォームによる人検知と空調制御システム)と共同開発。
  • オフィス各所の温湿度情報や人の有無等の情報をきめ細かく計測、収集し、それら環境情報をもとに照明や空調を制御します。

新しいビルネットワーク

従来は、管理系サービス、電話サービス、LAN系サービスなどビル内の各種サービス系統ごとに独立した一対の回線~ネットワークが存在していました。現在では、IP通信とイーサネットをベースの統合回線がビル内ネットワークを束ねるよう変化してきており、さらに「ローカル5G」「IoT専用LAN(あるいはLPWA)」という新しいネットワークが導入されつつあります。

EXBeaconプラットフォームは、IoT専用LANとして、効率的なビル管理サービスを提供します。

導入効果(抜粋)

  • BAS等の更改時において、フリーアドレス化対応などの共用部分のサービスが廉価に追加できます。(共用部分とテナント部分を分離することなく、ビル丸ごと統合サービスを提供できます。)
  • 従来のビル管理コストに比べ、2割程度のコストダウンが可能(協和エクシオ本社の例)。
  • 1枚のBLEカードで、入退出セキュリティから在席、会議室、勤怠管理、テレワーク支援などをワンストップで行うことができます。
  • ビルの利用状況に合わせて、リアルタイムに照明や空調の制御や電子錠の開閉が可能になります。

Microsoft Teams連携

Teams上でEXOfficeを提供

Microsoft Teams上ですべての『EXOffice』サービスを提供します。在席状況や会議参加状態などを確認した上で、チャットしたり、ビデオ会議を設定したり、会議室の空き状況を確認したり、特にコミュニケーションに係る業務効率を飛躍的に向上させます。

Microsoft365連携で会議室予実管理

Microsoft365の会議室予約情報をもとに『EXOffice』の会議室管理を行うことで会議室の予実管理が可能です。

業務アクティビティの把握

『EXOffice』は従業員の場所や場所と紐付いた業務を把握するツールです。これにMicrosoft Teamsのオンサイト情報を加えることで、従業員の業務アクティビティを把握、日報を自動生成します。

Teams上でEXOfficeを提供

Microsoft Teams上ですべての『EXOffice』サービスを提供します。在席状況や会議参加状態などを確認した上で、チャットしたり、ビデオ会議を設定したり、会議室の空き状況を確認したり、特にコミュニケーションに係る業務効率を飛躍的に向上させます。

Microsoft365連携で会議室予実管理

Microsoft365の会議室予約情報をもとに『EXOffice』の会議室管理を行うことで会議室の予実管理が可能です。

業務アクティビティの把握

『EXOffice』は従業員の場所や場所と紐付いた業務を把握するツールです。これにMicrosoft Teamsのオンサイト情報を加えることで、従業員の業務アクティビティを把握、日報を自動生成します。

どうやって実現する? 導入インフラ

EXOfficeは、オフィスに「EXBeaconプラットフォーム」を導入し、従業員が持つBLEタグ、あるいはスマートフォンの電波を受信することで測位します。
一方、EXOffice lightは、スマートフォン通信ネットワークを利用します。スマートフォンを受信機としてのスマートフォンがBLEタグの電波を受信することで測位します。

図8

EXBesconプラットフォーム

EXBeaconプラットフォームは、IoTインフラ。人・モノの位置情報や、執務空間の環境情報を収集して、オフィスのデジタルツインを実現します。
Bluetoothを利用した「WHERE mesh」を採用、1フロア(ブロック)にゲートウェイ(EXGeateway)に1~3ヶ所、中継器(送受信機)であるEXBeaconをオフィス各所に適切な配置してネットワークを形成します。このネットをークが従業員が持つBLEタグやセンサーの電波を受信します。

  • EXGateway:BLEネットワークで収集したデータをLTE/LAN等を通じクラウドに送信します。
  • EXBeacon  :天井や卓上に設置して、BLEタグ、Airから情報を収集します。
  • EXSensor   :通常のEXBeacon機器に各種センサーを搭載することができます。(温湿度、PIR等)
  • EXTx     :電池式のBLEタグ。業務要件に応じ発信間隔を変えることができます。
  • EXTx Air     :カード型のBLEタグで充電式。業務要件に応じ発信間隔を変えることができます。
  • EXGateway:
    BLEネットワークで収集したデータをLTE/LAN等を通じクラウドに送信します。
  • EXBeacon  :
    天井や卓上に設置して、BLEタグ、Airから情報を収集します。
  • EXSensor   :
    通常のEXBeacon機器に各種センサーを搭載することができます。(温湿度、PIR等)
  • EXTx     :
    電池式のBLEタグ。業務要件に応じ発信間隔を変えることができます。
  • EXTx Air   :
    カード型のBLEタグで充電式。業務要件に応じ発信間隔を変えることができます。

EXBeacon、EXTx、EXTx Air、BaseXは、株式会社WHEREの登録商標です。

■EXOffice利用規約