テレワークTelework

従業員の不安、会社の課題を同時解決して、テレワークを新たな日常に!

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オフィスがテレワーク中心の分散型へとシフトするなかで、従業員と、会社はそれぞれ様々な課題を抱えています。『EXHome(エクスホーム)』は、自宅仕事場の情報を収集し、分散するオフィス(仕事場)全体を見える化することで、それらの課題を解決していきます。

テレワークを始めて直面する課題

貸出しパソコンや自宅の通信回線を確保して、全社的にテレワークを実現してみると、想像もしなかった新たな課題に直面します。
従業員は、一人仕事が日常になり、
打ち合わせやブレストに難しさを感じます。また、自宅で居場所の確保に気を使い、会社にいるだけで得られた安心感を失い疎外感を感じ、自分がどのように評価されるか不安を抱いています。
一方、会社は、基本的な労務管理や勤怠管理もままならず、業務効率を維持するため必要ななる会議や交流ツールの導入に追われ、従業員の自宅での健康衛生管理や、労務環境づくりも重要な課題になります。そもそも、分散型業務を成立させるため、管理の対象を「人や組織」から、「タスクやロール」へとシフトせざるをえず、混乱が生じています。

EXHome(エクスホーム)とは

分散する自宅仕事場の様子を見える化

このような課題を解決するのに、分散した仕事と人の様子を見える化し、関係者全員で共有する『EXHome』は有効なツールとなります。

収集するのは「プレゼンス情報」「在・不在情報」「仕事場環境情報」「アプリ利用情報」の4種類の情報。「プレゼンス情報」とは、その人の現状態。連絡可能か、退席中か、外出中か、などの状態を取得、ダッシュボード上で色で示し、現状態にあわせて連絡をとったり、会議をセットします。「在・不在情報」は、自宅のいるいない情報を、「仕事場環境情報」は温湿度や照度などの情報を、「アプリ利用情報」はパソコンでどんな操作をしているかの情報です。

これらの情報を、端末の設置や、アプリをお使いのパソコンにインストールすることで収集し、クラウド(EXCloud)に集約します。分散する仕事場が一つにつながります。

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「気配ボード」をご紹介・・

<プレゼンス一覧画面>

「プレゼンス一覧画面」は、Microsoft Teams連携、あるいはPC常駐アプリにより、上司・部下・同僚等のプレゼンス情報(連絡可能、外出中 、退席中、取り込み中、応答不可、一時退席中)を一覧表示します。右イメージ図は、オフィスに『EXOffice』を導入したケースで、オフィスの在・不在と、プレゼンス情報を表示するようになっています。

従業員の場所とプレゼンス情報を一覧表示

<日報一覧画面>

「日報一覧画面」は、プレゼンス情報やアプリ利用情報をもとに、始業・終業等の勤務状況や、活動内容や使用アプリなどの仕事内容を自動的に記録して従業員ごとの日報を作成し、一覧します。

<テレワーク率画面>

「テレワーク率画面」は、プレゼンス情報等をもとに、テレワーク率、出社率、時差出勤率、一時出者率などを、全社あるいは部門別、日毎、週毎、月毎に集計し、一覧表示します。

<おしごと分析画面>

「おしごと分析画面」は、収集情報を加工・分析して表示します。一人仕事で効率が上らない従業員向けに、時間の使い方を日、週、月単位で分析し、自分の仕事の振り返りや、上手なリズムづくりに役立てます。
一方、会社全体では、プロジェクト毎の活動時間集計や、日報による勤怠管理、投入時間によるテレワーク手当のエビデンスなど様々な使い方が可能です。

<自宅仕事場環境画面>

「自宅仕事場環境画面」は、仕事場に設置した各種センサから定期的に上げる情報を集約して分析・表示します。

超分散型オフィスのデジタルツイン

このように、自宅仕事場の環境や仕事の様子などの情報を常時収集することは、「自宅仕事場のデジタルツイン」を作り出すことに他なりません。

デジタルツイン(双子)とは、現実世界の出来事をそっくりそのままデジタル空間に再現すること。テレワークが主流になり、オフィスが超分散型へと変化するなかで、数多くの自宅仕事場のツイン(双子)をまとめて作り出すことで、分散したことの弊害、つまり従業員が感じる不安や会社が抱える業務効率の低下といった課題を、データを活用することで解決していくというものです。

従来のオフィスに代わる新しい場所といえるかもしれません。

導入効果

従業員

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気遣いコミュニケーション
相手のステイタス(通話可能、取り込み中、不在、など)を確認して、電話、チャット、メールなどのツールを選択し、きめ細かいコミュニケーションを実現できます。

気配を伝えて不安解消
自分のステイタスが常に仲間にオープンになっており、どんな仕事をしているか気配も伝わることから、安心感が得られます。会社に対する勤務実態のエビデンスにもなります。

自分の業務リズムで上手に時間と場所を管理
時間の使い方を振り返り、ムダやムラを確認、前月比較などを通じて、業務リズムを発見し、上手な時間の使い方や場所の選択ができます。

会社

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自動日報作成による法的にも適正な労務管理
誰が、いつ、どこで、何をしたか、を定量的に把握し、各人の日報を自動作成できるので、労働法上の適正な労務管理が可能です。

PJ別・組織別の業務実態業務アクティビティの向上
各人の勤務実態をもとに、組織別、PJ別に会議時間やチャットや集中時間などを再集計・分析し、業務効率の向上に役立てます。

テレワーク下でのエビデンス
テレワークは従業員の自宅の一部を借りて行われるので、会社は光熱費や地代相当の手当を支払う必要があります。何時間自宅を利用したのかエビデンスがとれます。

分散型オフィスの健康衛生管理
フルタイムの在宅勤務が3ヶ月を超えると健康に障害がでやすくなるといわれ、労働法上もテレワーク下での、自宅環境管理や健康管理が求められています。EXHomeにより必要な環境情報や健康情報が簡単に取得できます。

導入に向けて

簡易サービスと標準サービス

自宅に機材等を持ち込む必要がなく、手続きさえ終わればすぐにサービスを開始できる「簡易サービス」と、自宅にEXGateway等を設置してより詳細なデータを取得するとともに、きめ細かなサービスを提供する「標準サービス」の二つを用意しています。テレワークの定着度やオフィス分散状況などからサービスを選択いただけます。
詳しくは、以下から資料をダウンロードいだだくとともに、以下のフォームでお問い合わせください。

自宅(EXHome)から会社(EXOffice)へ拡張

『EXHome』は、自宅のデジタルツインを実現するツールですが、『EXOffice』と連動させると、通常勤務でもテレワークでもプレゼンツ情報が表示されるなど、会社全体をまるごとデジタルツインを実現することができます。

2分でわかる『EXHome』!